Bedarfsanalyse
Um das Freiwilligen-Management im Sportverein aktiv zu planen, ist es wichtig, sowohl die Bedürfnisse der (potenziellen) Ehrenamtlichen als auch die Ziele des Vereins zu kennen, zu benennen und aufeinander abzustimmen. Mit einer guten Bedarfsanalyse und Bedarfsplanung legt Ihr den Grundstein für eine systematische und erfolgreiche Ehrenamtsgewinnung.
In diesem Tool erfahrt Ihr, wie Ihr die Bedürfnisse von Ehrenamtlichen herausfindet und wie eine Bedarfsanalyse und -planung aussehen kann.
Die Bedürfnisse der Ehrenamtlichen kennen:
Um die Bedürfnisse der Ehrenamtlichen zu ermitteln, eignet sich eine Online-Befragung oder
eine direkte Befragung im Rahmen von Klausurtagungen oder Sitzungen oder bei Treffen
zum Thema Ehrenamtsentwicklung.
Dabei kann es um die Frage gehen, was der Verein tun könnte, um die Ehrenamtlichen (noch) besser zu motivieren oder darum, wie die Anerkennungskultur im Verein verbessert werden kann. Welche Bedürfnisse und Erwartungen haben insbesondere Jugendliche, die sich im Verein engagieren? Wie können ehrenamtliche MitarbeiterInnen in einem bestimmten Alter (z.B. 27 – 45 Jahre) gewonnen werden? Dies sind nur einige Beispiele von Fragen, die Ihr stellen könnt.
Einen Muster-Gesprächsleitfaden für jüngere Engagierte findet Ihr in unserer
Toolbox unter „Gesprächsrunde mit jungen Übungsleitern“.
Online-Befragungen können relativ einfach mit der Software „Survey monkey“ durchgeführt
werden. Welche Voraussetzungen dafür erforderlich sind, erseht Ihr in der Toolbox unter
„Befragungen“ ebenso enthält die Toolbox unter „Umfragen“ Ergebnisse zu verschiedenen
Online-Befragungen zum Thema Ehrenamt.
Die Bedarfsanalyse:
Der Bedarf an Ehrenamtlichen hängt von den Vereinszielen und von den zu besetzenden
Positionen ab.
Vor einer Bedarfsplanung sollte zunächst der tatsächliche Bedarf festgestellt werden:
- quantitativ: Welche /wie viele Positionen müssen besetzt werden?
- qualitativ: Welche Fähigkeiten/Ressourcen sind dafür erforderlich?
- zeitlich: Wie viel Zeit nimmt dieses Ehrenamt in Anspruch?
- örtlich: Wo wird das Ehrenamt ausgeübt?
Hilfreich ist eine Übersicht über die momentan verfügbaren personellen Ressourcen sowie über die Bereiche, in denen mehr Unterstützung oder zusätzliche Kompetenzen benötigt werden. Darin kann auch die Tätigkeitsdauer vermerkt werden, so dass ggfs. rechtzeitig die Suche nach Nachfolgern und Nachfolgerinnen gestartet werden kann.
Als Grundlage für eine Ist-Analyse eignet sich das Organigramm des Vereins. Hier hat man den Gesamtblick über die Ämter und Aufgaben und kann diesen Ämtern/Aufgaben die entsprechenden Namen/Personen mit der voraussichtlichen Amtszeit zuordnen.
Muster-Bedarfsanalyse zum Ausdrucken oder Abspeichern
Bedarfsplanung:
Auf der Basis der Bedarfsanalyse kann nun in die Planung übergegangen werden. Im Rahmen einer Jahreshauptversammlung kann z.B. auf die freien bzw. frei werdenden Positionen aufmerksam gemacht werden. So werden alle anwesenden Mitglieder darüber informiert und können aktiv in die Ehrenamtsgewinnung miteinbezogen werden.
Idealerweise hat der Verein eine/n EhrenamtskoordinatorIn, der/die über eine Datenbank an Freiwilligen (z.B. über die im Aufnahmeformular gewonnen Interessenten und Interessentinnen) und über die Aufgabenbeschreibungen der zu besetzenden Positionen verfügt. Stimmen Anforderungs- und Kompetenzprofil überein, so kann der/die InteressentIn direkt vom Ehrenamtskoordinator bzw. von der Ehrenamtskoordinatorin auf die Aufnahme einer ehrenamtlichen Tätigkeit angesprochen werden.
In vielen Fällen verfügt man jedoch nicht über einen solchen Pool an Interessenten und Interessentinnen. Daher ist es wichtig, freie oder frei werdende Positionen rechtzeitig und möglichst öffentlich bekannt zu geben und ggf. eine „Findungskommission“ einzuberufen. Die Direktansprache ist nach wie vor das erfolgreichste Mittel zur Ehrenamtsgewinnung. Im Verein können auch im Rahmen einer Klausurtagung Strategien zur Gewinnung von ehrenamtlich Engagierten entwickelt und anschließend umgesetzt werden.
Quellen:
- Stamer, Katja (2014). Ehrenamt-Management: Impulse und praktische Hilfestellungen zur Förderung des Ehrenamts in Sportvereinen. Cuvillier Verlag: Göttingen; S. 60 ff.
- Blank, Eberhard; Vereinsberater STB
