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Aufnahmeformular zur Gewinnung von engagierten Menschen

Nach wie vor ist die erfolgreichste und am häufigsten praktizierte Art, Ehrenamtliche zu gewinnen, die Direktansprache.

Eine weitere Möglichkeit der Rekrutierung Ehrenamtlicher besteht darin, neue Mitglieder gleich bei der Aufnahme der Mitgliedschaft zu fragen, ob sie bereit sind, ein Ehrenamt zu übernehmen und über welche Fähigkeiten sie verfügen. Wenn dann ein entsprechendes Amt zu besetzen oder eine entsprechende Aufgabe/Projekt durchzuführen ist, dann können die in Frage kommenden Personen direkt auf eine ehrenamtliche Mitarbeit angesprochen werden.

Die Vorteile dieses Tools liegen zum einen darin, dass Talente entdeckt werden können, die bisher gar nicht bekannt waren, dass die Passung zwischen Aufgabe und Fähigkeiten groß ist und dass es kostengünstig ist.

Die in dem Aufnahmeformular angegebenen Daten sollten in eine Datenbank aufgenommen und gespeichert werden, damit dann bei Bedarf mit den in Frage kommenden Personen Kontakt aufgenommen werden kann.

Was ist beim Einsatz des Aufnahmeformulars zu beachten?

  • Zunächst sollte ein geeignetes Formular erstellt werden. Anbei findet Ihr einen Vordruck [Word], der bereits erfolgreich eingesetzt wird.
  • Überlegt Euch, wie und an wen das Formular verteilt werden soll. Es kann z.B. an neue Mitglieder im Rahmen eines Begrüßungsschreibens verschickt werden. An bestehende Mitglieder kann das Formular z.B. durch die Übungsleiter verteilt werden.
  • Die ausgefüllten Formulare sollten an einer zentralen Stelle gesammelt werden. Macht Euch diese Sammelstelle bekannt.
  • Nach dem Rücklauf des Aufnahmeformulars könnt Ihr entweder mit dem potenziellen Ehrenamtlichen direkt Kontakt aufnehmen (falls es passende Aufgaben gibt) oder ein Dankesschreiben mit der weiteren Vorgehensweise verschicken.
  • Erstellt eine Datenbank oder eine Liste (z.B. Excel), in die Ihr die erhobenen Daten wie z.B. bevorzugte Tätigkeiten, Zeitrahmen, Qualifikationen etc. eintragt.
  • Nehmt bei Bedarf Kontakt auf.


Quelle: Stamer, Katja (2014). Ehrenamt-Management: Impulse und praktische Hilfestellungen zur Förderung des Ehrenamtes in Sportvereinen. Cuvillier Verlag: Göttingen

Muster-Aufnahmeformular

Hier bekommt Ihr ein Muster-Formular zum Ausdrucken und Abspeichern: